Personuppgiftsbiträdesavtal

1. Föremål och varaktighet

Personuppgiftsbiträdet lagrar och behandlar de personuppgifter som organisationen lägger in i Galla, så länge organisationen använder tjänsten och tills dess uppgifter har raderats.

2. Vad som behandlas

• Personer: organisationens personal, gäster och de grupper de är inbjudna med, kontaktpersoner hos leverantörer och sponsorer, biljettköpare och personer på väntelistor.
• Uppgifter: namn, kontaktuppgifter, svar, måltidsval, kost- och allergianteckningar (som kan avslöja hälsa eller religion), platser, biljetter och betalningar, foton, meddelanden, filer, supportärenden och granskningsloggen.
• Syfte: att planera och genomföra organisationens evenemang med Galla och att ge organisationen support när den ber om det.

3. Personuppgiftsbiträdets skyldigheter

• Behandla uppgifterna endast enligt organisationens dokumenterade instruktioner (dess användning av Galla och dessa villkor), även vid överföringar, om inte unionsrätten eller en medlemsstats nationella rätt kräver något annat, och i så fall först informera organisationen, om inte den rätten förbjuder det; samt informera organisationen om en instruktion verkar strida mot dataskyddslagstiftningen.
• Se till att alla som har åtkomst omfattas av tystnadsplikt och att Gallas personal öppnar en organisation endast för att ge den support, med en motivering som ägarna kan läsa i åtkomstloggen.
• Skydda uppgifterna med åtgärderna i avsnitt 6.
• Anlita endast de underbiträden som anges på sidan om underbiträden, vilka organisationen ger ett allmänt godkännande för. Meddela ägarna ett tillägg eller byte i administrationen och på den sidan 30 dagar i förväg. Organisationen får invända av rimliga dataskyddsskäl; om ingen lösning hittas får den avsluta tjänsten innan ändringen träder i kraft, efter att ha laddat ned sina uppgifter. Ålägga varje underbiträde samma skyldigheter och förbli ansvarig för det.
• Hjälpa organisationen att besvara de registrerades förfrågningar: export och radering av gästuppgifter, formulären "Dina uppgifter" för gäster, leverantörer och sponsorer samt exporten av organisationens uppgifter.
• Informera organisationen utan onödigt dröjsmål, och inom 48 timmar, efter att ha fått kännedom om en personuppgiftsincident som rör dess uppgifter, med det som är känt (incidentens art, berörda personer och poster, troliga följder, vidtagna åtgärder, en kontaktperson), och komplettera informationen allteftersom mer blir känt.
• Bistå vid konsekvensbedömningar och förhandssamråd vid behov, och föra register över den behandling som utförs för organisationens räkning.
• När avtalet upphör, radera uppgifterna (organisationen kan ladda ned dem först): de raderas 14 dagar efter att ägaren begär det och försvinner ur säkerhetskopiorna inom ytterligare 37 dagar. Endast det som lagen kräver sparas, till exempel fakturor.
• Ge organisationen den information som behövs för att visa att kraven följs, och möjliggöra rimliga granskningar.

4. Organisationens skyldigheter

Organisationen har en rättslig grund för de uppgifter den samlar in (och, för kost- och allergianteckningar, ett undantag enligt artikel 9, till exempel personens uttryckliga samtycke), informerar de berörda personerna, bestämmer vem i personalen som får se känsliga anteckningar och besvarar de registrerades förfrågningar.

5. Överföringar

Uppgifterna lagras inom Europeiska unionen. Ett underbiträde får behandla en del av dem utanför EU endast med en skyddsåtgärd enligt kapitel V i GDPR: ett beslut om adekvat skyddsnivå, till exempel beslutet om ramverket för dataskydd mellan EU och USA (EU-US Data Privacy Framework) för en certifierad leverantör, eller Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler. Sidan om underbiträden anger skyddsåtgärden för vart och ett.

6. Säkerhetsåtgärder

• Varje organisations rader hålls åtskilda av databasens säkerhet på radnivå; applikationens databasroll kan inte kringgå den.
• Kryptering under överföring (endast HTTPS) och i vila; kost- och allergianteckningar och organisationernas hemligheter krypteras dessutom av applikationen.
• Personalen loggar in med ett andra steg; roller begränsar vem som ser vad; gästlänkar är slumpmässiga, lagras endast som hashvärden och skrivs aldrig till loggar.
• Ändringar av gäster, svar, platser och betalningar skrivs till en granskningslogg; supportåtkomst loggas för ägarna.
• Dagliga säkerhetskopior som sparas i en andra EU-region, återställning till valfri tidpunkt och ett återställningstest varje vecka.
• Övervakning och larm samt en skriftlig incidentrutin.