Pogodba o obdelavi osebnih podatkov

1. Predmet in trajanje

Obdelovalec gosti in obdeluje osebne podatke, ki jih organizacija vnese v Gallo, ves čas, ko organizacija uporablja storitev, in dokler njeni podatki niso izbrisani.

2. Kaj se obdeluje

• Osebe: osebje organizacije, gostje in skupine, s katerimi so povabljeni, kontaktne osebe dobaviteljev in sponzorjev, kupci vstopnic in osebe na čakalnih seznamih.
• Podatki: imena, kontaktni podatki, odgovori, izbire obrokov, prehranske opombe in opombe o alergijah (ki lahko razkrijejo zdravstveno stanje ali vero), sedeži, vstopnice in plačila, fotografije, sporočila, datoteke, zahteve za podporo in revizijski dnevnik.
• Namen: načrtovanje in izvedba dogodkov organizacije z Gallo ter podpora organizaciji, kadar jo ta zaprosi.

3. Obveznosti obdelovalca

• Podatke obdeluje le po dokumentiranih navodilih organizacije (njena uporaba Galle in ti pogoji), tudi glede prenosov, razen če pravo Evropske unije ali države članice zahteva drugače; v tem primeru o tem najprej obvesti organizacijo, razen če to pravo to prepoveduje. Organizacijo obvesti, če se mu zdi, da navodilo krši zakonodajo o varstvu podatkov.
• Zagotovi, da so vsi, ki imajo dostop, zavezani k zaupnosti in da osebje Galle odpre organizacijo le zato, da ji nudi podporo, pri čemer navede razlog, ki ga lastniki lahko preberejo v dnevniku dostopov.
• Podatke varuje z ukrepi iz razdelka 6.
• Uporablja le podobdelovalce, navedene na strani o podobdelovalcih, ki jih organizacija splošno pooblašča. Dodajanje ali zamenjavo podobdelovalca 30 dni vnaprej napove lastnikom v administrativnem delu in na tej strani. Organizacija lahko ugovarja iz utemeljenih razlogov, povezanih z varstvom podatkov; če rešitve ni mogoče najti, lahko storitev prekine, preden sprememba začne veljati, potem ko prenese svoje podatke. Vsakega podobdelovalca zaveže k enakim obveznostim in zanj ostane odgovoren.
• Organizaciji pomaga odgovarjati na zahteve njenih oseb: izvoz in izbris podatkov gostov, obrazci »Vaši podatki« za goste, dobavitelje in sponzorje ter izvoz podatkov organizacije.
• Organizacijo brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje pa v 48 urah, potem ko se seznani s kršitvijo, ki zadeva njene podatke, obvesti o tem, kar je znano (narava kršitve, zadevne osebe in zapisi, verjetne posledice, sprejeti ukrepi, kontaktna oseba), in obvestilo dopolnjuje, ko izve več.
• Pomaga pri ocenah učinka in predhodnih posvetovanjih, kadar so potrebni, ter vodi evidenco dejavnosti obdelave, opravljenih za organizacijo.
• Ob koncu podatke izbriše (organizacija jih lahko pred tem prenese): izbrišejo se 14 dni po zahtevi lastnika, iz varnostnih kopij pa se odstranijo v nadaljnjih 37 dneh. Hrani se le tisto, kar zahteva zakon, na primer računi.
• Organizaciji zagotovi informacije, potrebne za dokazovanje skladnosti, in omogoči razumne revizije.

4. Obveznosti organizacije

Organizacija ima pravno podlago za podatke, ki jih zbira (za prehranske opombe in opombe o alergijah pa tudi pogoj iz 9. člena, na primer izrecno privolitev osebe), obvešča zadevne osebe, odloča, kdo od njenega osebja sme videti občutljive opombe, in odgovarja na zahteve svojih oseb.

5. Prenosi

Podatki se gostijo v Evropski uniji. Podobdelovalec lahko nekatere od njih obdeluje zunaj EU le na podlagi zaščitnega ukrepa iz poglavja V GDPR: sklepa o ustreznosti, kot je sklep o okviru EU-ZDA za zasebnost podatkov za certificiranega ponudnika, ali standardnih pogodbenih klavzul Evropske komisije. Na strani o podobdelovalcih je za vsakega naveden zaščitni ukrep.

6. Varnostni ukrepi

• Vrstice posamezne organizacije so ločene z varnostjo na ravni vrstic v podatkovni bazi; vloga aplikacije v podatkovni bazi je ne more zaobiti.
• Šifriranje med prenosom (samo HTTPS) in v mirovanju; prehranske opombe, opombe o alergijah in skrivnosti najemnikov aplikacija dodatno šifrira.
• Osebje se prijavi z dodatnim korakom; vloge omejujejo, kdo vidi kaj; povezave za goste so naključne, shranjene le kot zgoščene vrednosti in se nikoli ne zapisujejo v dnevnike.
• Spremembe gostov, odgovorov, sedežev in plačil se zapisujejo v revizijski dnevnik; dostop podpore se beleži za lastnike.
• Dnevne varnostne kopije, shranjene v drugi regiji EU, obnovitev na poljubno točko v času in tedenski preizkus obnovitve.
• Spremljanje in opozorila ter pisni postopek za obravnavo incidentov.