Databehandleraftale

1. Genstand og varighed

Databehandleren hoster og behandler de personoplysninger, som organisationen lægger ind i Galla, så længe organisationen bruger tjenesten, og indtil dens data er slettet.

2. Hvad der behandles

• Personer: organisationens medarbejdere, gæster og de grupper, de er inviteret sammen med, kontaktpersoner hos leverandører og sponsorer, billetkøbere og personer på ventelister.
• Data: navne, kontaktoplysninger, svar, menuvalg, kost- og allerginoter (som kan afsløre helbred eller religion), pladser, billetter og betalinger, fotos, beskeder, filer, supporthenvendelser og revisionsloggen.
• Formål: at planlægge og afvikle organisationens arrangementer med Galla og at yde support til organisationen, når den beder om det.

3. Databehandlerens forpligtelser

• Behandle data udelukkende efter organisationens dokumenterede instrukser (dens brug af Galla og disse vilkår), også ved overførsler, medmindre EU-retten eller national ret i en medlemsstat kræver andet, og i så fald først underrette organisationen, medmindre den pågældende ret forbyder det; samt underrette organisationen, hvis en instruks synes at være i strid med databeskyttelseslovgivningen.
• Sikre, at alle med adgang er underlagt tavshedspligt, og at Gallas medarbejdere kun åbner en organisation for at yde den support og angiver en begrundelse, som ejerne kan læse i adgangsloggen.
• Beskytte data med foranstaltningerne i afsnit 6.
• Kun bruge de underdatabehandlere, der står på siden om underdatabehandlere, og som organisationen giver en generel godkendelse af. Varsle en tilføjelse eller udskiftning over for ejerne i administrationen og på den side 30 dage i forvejen. Organisationen kan gøre indsigelse af rimelige databeskyttelsesmæssige grunde; findes der ingen løsning, kan den opsige tjenesten, før ændringen træder i kraft, efter at have downloadet sine data. Pålægge hver underdatabehandler de samme forpligtelser og forblive ansvarlig for den.
• Hjælpe organisationen med at besvare anmodninger fra de registrerede: eksport og sletning af gæstedata, formularerne "Dine data" for gæster, leverandører og sponsorer samt eksporten af organisationens data.
• Underrette organisationen uden unødig forsinkelse, og inden for 48 timer, efter at være blevet opmærksom på et brud på persondatasikkerheden, der berører dens data, med det, der vides (bruddets karakter, berørte personer og registreringer, sandsynlige konsekvenser, trufne foranstaltninger, en kontaktperson), og supplere, efterhånden som mere bliver kendt.
• Bistå med konsekvensanalyser og forudgående høringer efter behov og føre fortegnelse over den behandling, der udføres for organisationen.
• Ved ophør slette data (organisationen kan downloade dem først): de slettes 14 dage efter, at ejeren beder om det, og forsvinder fra sikkerhedskopierne inden for yderligere 37 dage. Kun det, loven kræver, opbevares, f.eks. fakturaer.
• Give organisationen de oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelse, og give mulighed for rimelige revisioner.

4. Organisationens forpligtelser

Organisationen har et retsgrundlag for de data, den indsamler (og for kost- og allerginoter en betingelse i artikel 9, f.eks. personens udtrykkelige samtykke), informerer de berørte personer, bestemmer, hvem blandt dens medarbejdere der må se følsomme noter, og besvarer anmodninger fra de registrerede.

5. Overførsler

Data hostes i Den Europæiske Union. En underdatabehandler må kun behandle en del af dem uden for EU med en garanti efter kapitel V i GDPR: en afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, f.eks. afgørelsen om databeskyttelsesrammen mellem EU og USA (EU-US Data Privacy Framework) for en certificeret udbyder, eller Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Siden om underdatabehandlere angiver garantien for hver enkelt.

6. Sikkerhedsforanstaltninger

• Hver organisations rækker holdes adskilt af databasens sikkerhed på rækkeniveau; applikationens databaserolle kan ikke omgå den.
• Kryptering under overførsel (kun HTTPS) og ved lagring; kost- og allerginoter og organisationernes hemmeligheder krypteres yderligere af applikationen.
• Medarbejdere logger ind med et ekstra trin; roller begrænser, hvem der ser hvad; gæstelinks er tilfældige, gemmes kun som hashværdier og skrives aldrig til logfiler.
• Ændringer af gæster, svar, pladser og betalinger skrives til en revisionslog; supportadgang logges for ejerne.
• Daglige sikkerhedskopier opbevaret i en anden EU-region, gendannelse til et vilkårligt tidspunkt og en gendannelsestest hver uge.
• Overvågning og alarmer samt en skriftlig procedure for hændelser.