Accord de traitement des données

1. Objet et durée

Le sous-traitant héberge et traite les données personnelles que l’organisation saisit dans Galla, tant qu’elle utilise le service et jusqu’à la suppression de ses données.

2. Traitement

• Personnes : l’équipe de l’organisation, les invités et les groupes avec lesquels ils sont invités, les contacts des prestataires et sponsors, les acheteurs de billets et les personnes en liste d’attente.
• Données : noms, coordonnées, réponses, choix de repas, notes alimentaires et allergies (qui peuvent révéler la santé ou la religion), places, billets et paiements, photos, messages, fichiers, demandes de support et journal d’audit.
• Finalité : préparer et tenir les événements de l’organisation avec Galla, et l’assister lorsqu’elle le demande.

3. Obligations du sous-traitant

• Traiter les données uniquement sur instruction documentée de l’organisation (son usage de Galla et ces conditions), y compris pour les transferts, sauf si le droit de l’Union ou d’un État membre l’impose, auquel cas il en informe d’abord l’organisation sauf si ce droit l’interdit ; et informer l’organisation si une instruction lui paraît contraire au droit de la protection des données.
• Veiller à ce que toute personne y ayant accès soit tenue à la confidentialité, et à ce que l’équipe de Galla n’ouvre une organisation que pour l’assister, en indiquant un motif que les propriétaires peuvent lire dans le journal des accès.
• Protéger les données par les mesures de la section 6.
• N’utiliser que les sous-traitants de la page dédiée, que l’organisation autorise de manière générale. Annoncer tout ajout ou remplacement aux propriétaires dans le back-office et sur cette page 30 jours à l’avance. L’organisation peut s’y opposer pour des motifs raisonnables liés à la protection des données ; à défaut de solution, elle peut mettre fin au service avant le changement, après avoir téléchargé ses données. Imposer à chaque sous-traitant les mêmes obligations et en rester responsable.
• Aider l’organisation à répondre aux demandes des personnes : export et effacement d’un invité, formulaires « Vos données » des invités, prestataires et sponsors, export de l’organisation.
• Informer l’organisation dans les meilleurs délais, et au plus tard sous 48 heures, après avoir eu connaissance d’une violation touchant ses données, avec ce qui est connu (nature, personnes et enregistrements concernés, conséquences probables, mesures prises, un contact), et compléter à mesure.
• Aider aux analyses d’impact et consultations préalables si nécessaire, et tenir un registre des traitements effectués pour l’organisation.
• À la fin, supprimer les données (l’organisation peut d’abord les télécharger) : elles sont supprimées 14 jours après la demande du propriétaire et quittent les sauvegardes sous 37 jours de plus. Seul ce que la loi impose est conservé, comme les factures.
• Fournir à l’organisation les informations nécessaires pour démontrer la conformité, et permettre des audits raisonnables.

4. Obligations de l’organisation

L’organisation dispose d’une base légale pour les données qu’elle collecte (et, pour les notes alimentaires et allergies, d’une condition de l’article 9 comme le consentement explicite de la personne), informe les personnes concernées, décide qui dans son équipe peut voir les notes sensibles, et répond aux demandes des personnes.

5. Transferts

Les données sont hébergées dans l’Union européenne. Un sous-traitant ne peut en traiter une partie hors de l’UE que sous une garantie du chapitre V du RGPD : une décision d’adéquation, comme celle relative au cadre de protection des données UE-États-Unis pour un prestataire certifié, ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne. La page des sous-traitants indique la garantie de chacun.

6. Mesures de sécurité

• Les lignes de chaque organisation sont séparées par la sécurité au niveau des lignes de la base de données ; le rôle de l’application ne peut pas la contourner.
• Chiffrement en transit (HTTPS uniquement) et au repos ; les notes alimentaires et allergies et les secrets des organisations sont chiffrés une seconde fois par l’application.
• L’équipe se connecte avec une seconde étape ; les rôles limitent qui voit quoi ; les liens des invités sont aléatoires, conservés seulement sous forme d’empreinte et jamais écrits dans les journaux.
• Les modifications des invités, réponses, places et paiements sont inscrites dans un journal d’audit ; les accès du support sont journalisés pour les propriétaires.
• Sauvegardes quotidiennes conservées dans une seconde région de l’UE, restauration à un instant donné, et un test de restauration chaque semaine.
• Supervision et alertes, et une procédure d’incident écrite.