Acuerdo de tratamiento de datos

1. Objeto y duración

El encargado aloja y trata los datos personales que la organización introduce en Galla, mientras la organización utilice el servicio y hasta que se eliminen sus datos.

2. Qué se trata

• Interesados: el personal de la organización, los invitados y los grupos con los que están invitados, los contactos de proveedores y patrocinadores, los compradores de entradas y las personas en listas de espera.
• Datos: nombres, datos de contacto, respuestas, elección de menú, dietas y alergias (que pueden revelar datos de salud o la religión), asientos, entradas y pagos, fotos, mensajes, archivos, solicitudes de ayuda y el registro de cambios.
• Finalidad: planificar y celebrar los eventos de la organización con Galla, y prestar asistencia a la organización cuando esta lo solicite.

3. Obligaciones del encargado

• Tratar los datos únicamente siguiendo las instrucciones documentadas de la organización (su uso de Galla y estas condiciones), incluidas las relativas a transferencias, salvo que el Derecho de la Unión Europea o de un Estado miembro exija otra cosa, en cuyo caso informará previamente a la organización salvo que dicho Derecho lo prohíba; e informar a la organización si una instrucción parece infringir la normativa de protección de datos.
• Garantizar que todas las personas con acceso estén sujetas a confidencialidad, y que el personal de Galla acceda a una organización solo para prestarle asistencia, indicando un motivo que los propietarios pueden consultar en el registro de accesos.
• Proteger los datos con las medidas de la sección 6.
• Recurrir únicamente a los subencargados de la página de subencargados, que la organización autoriza de forma general. Anunciar cualquier incorporación o sustitución a los propietarios en el panel de gestión y en dicha página con 30 días de antelación. La organización puede oponerse por motivos razonables de protección de datos; si no se encuentra una solución, puede poner fin al servicio antes de que el cambio surta efecto, tras descargar sus datos. Imponer a cada subencargado las mismas obligaciones y seguir siendo responsable de él.
• Ayudar a la organización a atender las solicitudes de los interesados: exportación y supresión de los datos de invitados, los formularios “Sus datos” para invitados, proveedores y patrocinadores, y la exportación de la organización.
• Notificar a la organización sin dilación indebida, y en un plazo de 48 horas, desde que tenga conocimiento de una brecha que afecte a sus datos, con la información disponible (naturaleza, interesados y registros afectados, consecuencias probables, medidas adoptadas, un punto de contacto), y completarla a medida que se conozca más.
• Ayudar con las evaluaciones de impacto y las consultas previas cuando sea necesario, y llevar un registro de los tratamientos efectuados por cuenta de la organización.
• Al finalizar, suprimir los datos (la organización puede descargarlos antes): se eliminan 14 días después de que el propietario lo solicite y desaparecen de las copias de seguridad en un plazo adicional de 37 días. Solo se conserva lo que exige la ley, como las facturas.
• Facilitar a la organización la información necesaria para demostrar el cumplimiento y permitir auditorías razonables.

4. Obligaciones de la organización

La organización dispone de una base jurídica para los datos que recaba (y, para las dietas y alergias, de una circunstancia del artículo 9, como el consentimiento explícito del interesado), informa a los interesados, decide qué miembros de su personal pueden ver las notas sensibles y atiende las solicitudes de los interesados.

5. Transferencias

Los datos se alojan en la Unión Europea. Un subencargado solo puede tratar parte de ellos fuera de la UE al amparo de una garantía del capítulo V del RGPD: una decisión de adecuación, como la relativa al Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. para un proveedor certificado, o las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea. La página de subencargados indica la garantía de cada uno.

6. Medidas de seguridad

• Las filas de cada organización se mantienen separadas mediante la seguridad a nivel de fila de la base de datos; el rol de base de datos de la aplicación no puede eludirla.
• Cifrado en tránsito (solo HTTPS) y en reposo; la aplicación vuelve a cifrar las dietas y alergias y los secretos de los clientes.
• El personal inicia sesión con un segundo paso; los roles limitan quién ve qué; los enlaces de invitado son aleatorios, se almacenan solo como hashes y nunca se escriben en los registros.
• Los cambios en invitados, respuestas, asientos y pagos se escriben en un registro de cambios; los accesos de asistencia quedan registrados para los propietarios.
• Copias de seguridad diarias conservadas en una segunda región de la UE, recuperación a un momento dado y una prueba de restauración cada semana.
• Supervisión y alertas, y un procedimiento escrito de gestión de incidentes.