Databehandleravtale

1. Gjenstand og varighet

Databehandleren drifter og behandler personopplysningene organisasjonen legger inn i Galla, så lenge organisasjonen bruker tjenesten og til dataene er slettet.

2. Hva som behandles

• Personer: organisasjonens ansatte, gjester og gruppene de er invitert sammen med, kontaktpersoner hos leverandører og sponsorer, billettkjøpere og personer på ventelister.
• Data: navn, kontaktopplysninger, svar, måltidsvalg, kost- og allerginotater (som kan avsløre helse eller religion), plasser, billetter og betalinger, bilder, meldinger, filer, supporthenvendelser og revisjonsloggen.
• Formål: å planlegge og gjennomføre organisasjonens arrangementer med Galla, og å gi organisasjonen støtte når den ber om det.

3. Databehandlerens plikter

• Behandle dataene bare etter organisasjonens dokumenterte instrukser (dens bruk av Galla og disse vilkårene), også ved overføringer, med mindre EU-retten eller nasjonal rett i en medlemsstat krever noe annet, og i så fall først varsle organisasjonen, med mindre den aktuelle retten forbyr det; og varsle organisasjonen hvis en instruks ser ut til å være i strid med personvernlovgivningen.
• Sørge for at alle med tilgang er underlagt taushetsplikt, og at Gallas ansatte bare åpner en organisasjon for å gi den støtte, med en begrunnelse eierne kan lese i tilgangsloggen.
• Beskytte dataene med tiltakene i punkt 6.
• Bare bruke underdatabehandlerne på siden om underdatabehandlere, som organisasjonen gir en generell godkjenning av. Varsle eierne om et tillegg eller en utskifting i administrasjonen og på den siden 30 dager i forveien. Organisasjonen kan protestere av rimelige personvernhensyn; finnes det ingen løsning, kan den avslutte tjenesten før endringen trer i kraft, etter å ha lastet ned dataene sine. Pålegge hver underdatabehandler de samme pliktene og forbli ansvarlig for den.
• Hjelpe organisasjonen med å svare på forespørsler fra de registrerte: eksport og sletting av gjestedata, «Dine data»-skjemaene for gjester, leverandører og sponsorer, og eksporten av organisasjonens data.
• Varsle organisasjonen uten ugrunnet opphold, og innen 48 timer, etter å ha blitt kjent med et brudd på personopplysningssikkerheten som berører dataene dens, med det som er kjent (bruddets art, berørte personer og registreringer, sannsynlige konsekvenser, tiltak som er iverksatt, en kontaktperson), og supplere etter hvert som mer blir kjent.
• Bistå med vurderinger av personvernkonsekvenser og forhåndsdrøftinger ved behov, og føre en protokoll over behandlingen som utføres for organisasjonen.
• Ved opphør slette dataene (organisasjonen kan laste dem ned først): de slettes 14 dager etter at eieren ber om det, og forsvinner fra sikkerhetskopiene innen ytterligere 37 dager. Bare det loven krever, beholdes, for eksempel fakturaer.
• Gi organisasjonen informasjonen som trengs for å vise etterlevelse, og tillate rimelige revisjoner.

4. Organisasjonens plikter

Organisasjonen har et rettslig grunnlag for dataene den samler inn (og for kost- og allerginotater et vilkår i artikkel 9, for eksempel personens uttrykkelige samtykke), informerer de berørte personene, bestemmer hvem av de ansatte som kan se sensitive notater, og svarer på forespørsler fra de registrerte.

5. Overføringer

Dataene lagres i Den europeiske union. En underdatabehandler kan behandle en del av dem utenfor EU bare med en garanti etter kapittel V i GDPR: en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå, for eksempel beslutningen om rammeverket for personvern mellom EU og USA (EU-US Data Privacy Framework) for en sertifisert leverandør, eller EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser. Siden om underdatabehandlere oppgir garantien for hver enkelt.

6. Sikkerhetstiltak

• Hver organisasjons rader holdes adskilt av databasens sikkerhet på radnivå; applikasjonens databaserolle kan ikke omgå den.
• Kryptering under overføring (bare HTTPS) og ved lagring; kost- og allerginotater og organisasjonenes hemmeligheter krypteres i tillegg av applikasjonen.
• Ansatte logger inn med et ekstra trinn; roller begrenser hvem som ser hva; gjestelenker er tilfeldige, lagres bare som hashverdier og skrives aldri til logger.
• Endringer av gjester, svar, plasser og betalinger skrives til en revisjonslogg; supporttilgang logges for eierne.
• Daglige sikkerhetskopier som oppbevares i en annen EU-region, gjenoppretting til et valgfritt tidspunkt og en gjenopprettingstest hver uke.
• Overvåking og varsler, og en skriftlig prosedyre for hendelser.