Verwerkersovereenkomst

1. Onderwerp en duur

De verwerker host en verwerkt de persoonsgegevens die de organisatie in Galla invoert, zolang de organisatie de dienst gebruikt en totdat haar gegevens zijn verwijderd.

2. Wat wordt verwerkt

• Personen: de medewerkers van de organisatie, gasten en de groepen waarmee ze zijn uitgenodigd, contactpersonen van leveranciers en sponsors, kopers van tickets en mensen op wachtlijsten.
• Gegevens: namen, contactgegevens, antwoorden, maaltijdkeuzes, dieet- en allergienotities (die iets kunnen onthullen over gezondheid of religie), plaatsen, tickets en betalingen, foto’s, berichten, bestanden, ondersteuningsverzoeken en het auditlogboek.
• Doel: het plannen en organiseren van de evenementen van de organisatie met Galla, en het ondersteunen van de organisatie wanneer zij daarom vraagt.

3. De verplichtingen van de verwerker

• De gegevens uitsluitend verwerken op basis van de schriftelijke instructies van de organisatie (haar gebruik van Galla en deze voorwaarden), ook wat doorgiften betreft, tenzij het recht van de Europese Unie of van een lidstaat anders voorschrijft; in dat geval informeert de verwerker de organisatie eerst, tenzij dat recht dit verbiedt; en de organisatie inlichten als een instructie in strijd lijkt te zijn met de wetgeving inzake gegevensbescherming.
• Ervoor zorgen dat iedereen met toegang tot geheimhouding is verplicht, en dat medewerkers van Galla een organisatie alleen openen om haar te ondersteunen, met opgave van een reden die de eigenaren in het toegangslogboek kunnen lezen.
• De gegevens beschermen met de maatregelen in punt 6.
• Alleen de subverwerkers inschakelen die op de pagina Subverwerkers staan, waarvoor de organisatie algemene toestemming geeft. Een toevoeging of vervanging 30 dagen vooraf aankondigen aan de eigenaren in de beheeromgeving en op die pagina. De organisatie kan op redelijke gronden van gegevensbescherming bezwaar maken; als er geen oplossing wordt gevonden, kan ze de dienst beëindigen voordat de wijziging ingaat, nadat ze haar gegevens heeft gedownload. Elke subverwerker aan dezelfde verplichtingen binden en ervoor verantwoordelijk blijven.
• De organisatie helpen de verzoeken van haar betrokkenen te beantwoorden: export en wissing van gastgegevens, de formulieren ‘Je gegevens’ voor gasten, leveranciers en sponsors, en de export van de organisatie.
• De organisatie zonder onredelijke vertraging, en binnen 48 uur, inlichten nadat de verwerker kennis heeft gekregen van een inbreuk die haar gegevens treft, met wat er bekend is (aard, betrokken personen en gegevens, waarschijnlijke gevolgen, genomen maatregelen, een contactpersoon), en dit aanvullen naarmate er meer bekend wordt.
• Waar nodig helpen bij gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaande raadplegingen, en een register bijhouden van de verwerkingen voor de organisatie.
• Aan het einde de gegevens verwijderen (de organisatie kan ze eerst downloaden): ze worden 14 dagen nadat de eigenaar erom vraagt verwijderd en verdwijnen binnen nog eens 37 dagen uit de back-ups. Alleen wat de wet vereist, zoals facturen, wordt bewaard.
• De organisatie de informatie geven die nodig is om naleving aan te tonen, en redelijke audits toestaan.

4. De verplichtingen van de organisatie

De organisatie heeft een rechtsgrond voor de gegevens die ze verzamelt (en, voor dieet- en allergienotities, een uitzonderingsgrond van artikel 9, zoals de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene), informeert de betrokkenen, bepaalt wie van haar medewerkers gevoelige notities mag zien en beantwoordt de verzoeken van haar betrokkenen.

5. Doorgiften

Gegevens worden gehost in de Europese Unie. Een subverwerker mag een deel ervan alleen buiten de EU verwerken met een waarborg uit hoofdstuk V van de AVG: een adequaatheidsbesluit, zoals dat voor het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework) voor een gecertificeerde aanbieder, of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. De pagina Subverwerkers vermeldt per subverwerker de waarborg.

6. Beveiligingsmaatregelen

• De rijen van elke organisatie worden gescheiden gehouden door de beveiliging op rijniveau van de database; de databaserol van de applicatie kan die niet omzeilen.
• Versleuteling tijdens transport (alleen HTTPS) en in opslag; dieet- en allergienotities en geheimen van organisaties worden daarnaast door de applicatie versleuteld.
• Medewerkers melden zich aan met een tweede stap; rollen beperken wie wat ziet; gastlinks zijn willekeurig, worden alleen als hash opgeslagen en nooit in logboeken geschreven.
• Wijzigingen aan gasten, antwoorden, plaatsen en betalingen worden vastgelegd in een auditlogboek; toegang voor ondersteuning wordt voor de eigenaren gelogd.
• Dagelijkse back-ups, bewaard in een tweede EU-regio, herstel naar een willekeurig tijdstip, en elke week een hersteltest.
• Monitoring en waarschuwingen, en een schriftelijke procedure voor incidenten.