Politique de confidentialité

Qui est responsable

Pour les comptes, la connexion, la facturation, le support, ce site et nos propres journaux : la société qui exploite Galla, nommée avec son adresse dans les mentions légales (responsable du traitement). Pour les listes d’invités et tout ce qui concerne un événement, y compris les coordonnées des contacts prestataires et sponsors : l’organisation qui l’organise est responsable du traitement, et Galla traite ces données pour son compte selon l’accord de traitement des données.

Nous contacter

Pour toute question sur les données personnelles, écrivez au contact confidentialité : [adresse e-mail]. Délégué à la protection des données : [nom et coordonnées, ou « non désigné » une fois confirmé]. Vous pouvez aussi utiliser la page de contact.

Ce que nous conservons sur l’équipe, et pourquoi

• Votre compte : nom, adresse e-mail, dates de création et de vérification, et votre seconde étape de connexion (son secret est chiffré). Pour fournir le service souscrit (contrat).
• Vos organisations et votre rôle dans chacune. Contrat.
• Les documents juridiques acceptés, avec leurs versions et dates. Pour prouver l’accord (contrat ; obligation légale).
• Les sessions de connexion, les journaux de sécurité et un journal des modifications que vous faites, conservé par chaque organisation. Pour sécuriser les comptes et les données (notre intérêt légitime à la sécurité).
• Pour les propriétaires et la finance : les coordonnées de facturation et les factures de l’organisation. Facturation (contrat) et comptabilité (obligation légale).
• Les demandes de support que vous envoyez : l’objet, votre message, les captures d’écran et leur auteur. Pour vous répondre (contrat).
• Lorsque le support de Galla ouvre votre organisation pour vous aider : qui, quand et pourquoi, visible par vos propriétaires. Un support responsable (intérêt légitime).
• À l’inscription : une empreinte (hachage) de votre adresse e-mail, sans votre nom, pour empêcher les essais gratuits répétés (intérêt légitime).

Un compte nécessite votre nom et votre adresse e-mail ; sans eux, nous ne pouvons pas fournir le service. Aucune décision produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative n’est prise à votre sujet sur le seul fondement d’un traitement automatisé.

Visiteurs de ce site

Ce site conserve des journaux techniques des requêtes (adresse, page, heure, navigateur) pendant 30 jours pour le faire fonctionner et le sécuriser (intérêt légitime). La page de contact est une adresse e-mail ; ce que vous écrivez est conservé pour vous répondre.

Invités, prestataires et sponsors

Les organisations conservent les noms, coordonnées, réponses, choix de repas, notes alimentaires et allergies (chiffrées, et visibles seulement par les rôles autorisés), places, billets, photos partagées et messages envoyés de leurs invités, ainsi que les noms, adresses e-mail, téléphones et fichiers des contacts de leurs prestataires et sponsors. Elles ont obtenu ces informations de vous ou de la personne qui vous a invité. Chaque organisation choisit combien de temps les données des invités sont gardées après ses événements ; elles sont ensuite anonymisées.

Pour toute question sur vos données, utilisez le formulaire « Vos données » de la page de votre événement ou de votre page prestataire ou sponsor, ou écrivez à l’organisation. Nous aidons les organisations à répondre.

Cookies et stockage

Galla n’utilise que des cookies et un stockage dans le navigateur strictement nécessaires à un service que vous avez demandé ; ils ne requièrent donc pas de consentement :

• eventapp_sid : garde un membre de l’équipe connecté au back-office ; prend fin à la déconnexion ou après 12 heures.
• eventapp_guest : garde l’invitation d’un invité ouverte sur les pages de cet événement seulement, à la place du lien ; jusqu’à 30 jours.
• eventapp_partner : garde un contact prestataire ou sponsor connecté ; jusqu’à 7 jours.
• Dans le back-office uniquement, le stockage du navigateur garde les entrées enregistrées hors ligne à l’accueil jusqu’à leur envoi, une invitation d’équipe pendant la connexion, et les annonces que vous avez fermées ; rien n’en est transmis à des tiers.

Les pages de ce site public (accueil, tarifs, contact et ces pages juridiques, à l’adresse de Galla) comptent les visites avec Umami, qui ne dépose aucun cookie et ne constitue aucun profil : il enregistre la page, le site d’origine, le navigateur, le type d’appareil et le pays, pour savoir comment le site est utilisé (intérêt légitime). Les pages du back-office, des invités, des billets, des prestataires et des sponsors ne chargent aucune mesure d’audience. Aucune publicité ni traceur tiers, et les polices sont servies par Galla elle-même. Votre langue est lue dans les réglages de votre navigateur, sans être enregistrée. La connexion au back-office échange avec le service de connexion de Google (Firebase Authentication) depuis votre navigateur, sans y conserver votre connexion ; si vous choisissez de vous connecter avec Google ou Microsoft, leur page de connexion applique ses propres cookies.

Destinataires

Les membres de l’équipe de Galla qui en ont besoin pour exploiter et assurer le support du service ; les prestataires listés sur la page des sous-traitants, chacun lié par un accord de traitement des données ; le fournisseur d’e-mail propre à une organisation lorsqu’elle envoie depuis sa propre adresse ; et les autorités lorsque la loi l’exige. Nous ne vendons pas de données personnelles et ne les utilisons pas à des fins publicitaires.

Où sont les données, et transferts

Sur Google Cloud dans l’Union européenne : en Belgique, avec des sauvegardes aux Pays-Bas. Certains prestataires peuvent traiter des données hors de l’UE, surtout aux États-Unis : la connexion de l’équipe (Firebase Authentication), l’envoi des e-mails (Postmark) et les paiements (Stripe). Chacun est listé sur la page des sous-traitants avec sa garantie : la décision d’adéquation de la Commission européenne pour le cadre de protection des données UE-États-Unis lorsque le prestataire y est certifié, et les clauses contractuelles types de la Commission dans ses conditions de traitement des données. Écrivez-nous pour en obtenir une copie.

Combien de temps

• Comptes : jusqu’à la suppression du vôtre, ou de la seule organisation dont vous êtes membre.
• Données d’une organisation, y compris les demandes de support, les demandes sur les données et le journal des accès du support : jusqu’à sa suppression. Les données des invités sont anonymisées plus tôt, après la durée choisie par l’organisation (365 jours après l’événement par défaut).
• Exports d’une organisation : 7 jours.
• Les données supprimées quittent nos sauvegardes sous 37 jours.
• Factures : 10 ans, comme l’exige la loi française, même après la suppression de l’organisation.
• Empreintes d’inscription : le temps nécessaire pour empêcher les essais gratuits répétés, sans nom ni adresse.
• Journaux techniques : 30 jours. E-mails chez notre prestataire d’envoi : 45 jours.

Vos droits

Vous pouvez demander à accéder à vos données, les rectifier, les effacer, les recevoir dans un fichier réutilisable, en limiter l’usage et vous opposer à un usage fondé sur notre intérêt légitime. Dans le back-office, vous pouvez corriger votre nom, télécharger vos données et supprimer votre compte depuis la page du compte ; les propriétaires peuvent exporter ou supprimer leur organisation. Invités, prestataires et sponsors s’adressent à l’organisation avec le formulaire « Vos données ». Pour toute autre demande, par exemple changer votre adresse e-mail, écrivez au contact confidentialité ci-dessus. Nous répondons dans un délai d’un mois, ou vous indiquons dans ce délai pourquoi il nous faut jusqu’à deux mois de plus.

Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès d’une autorité de protection des données, notamment là où vous vivez ou travaillez. En France, il s’agit de la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr).

Sécurité

Les données de chaque organisation sont séparées par la base de données elle-même ; les connexions et les données stockées sont chiffrées ; les notes alimentaires et les secrets sont chiffrés une seconde fois par Galla ; l’équipe se connecte en deux étapes ; les liens des invités ne sont conservés que sous forme d’empreinte et ne sont jamais journalisés. Si une violation met vos données en risque, nous suivons une procédure écrite et prévenons l’autorité et, si nécessaire, vous-même.

Modifications

Nous publions ici chaque nouvelle version avec sa date et conservons les précédentes. Il vous est demandé d’accepter une nouvelle version à votre prochaine connexion.